ก้าวสู่ Paperless ด้วย ERP ตอบโจทย์ธุรกิจยั่งยืนตามแนวคิด ESG

​ ​หลายธุรกิจยังคงใช้กระดาษในแทบทุกขั้นตอน ตั้งแต่จัดการเอกสารภายในไปจนถึงการติดต่อกับลูกค้า แม้ฟังดูเป็นเรื่องธรรมดา แต่กระดาษที่ถูกใช้ไปจำนวนมากในแต่ละเดือน กลับเป็นภาระทั้งเรื่องค่าใช้จ่าย เวลาที่ต้องเสียไปในการจัดการ และแน่นอนว่ามันส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมโดยตรง

​ ​การเปลี่ยนจาก 'เอกสารกองโต' มาสู่ 'การทำงานแบบ Paperless' จึงไม่ใช่แค่เทรนด์ แต่เป็นการทรานส์ฟอร์มธุรกิจให้ทันสมัย ช่วยเซฟต้นทุน ลดผลกระทบต่อโลก และยังสอดคล้องกับมาตรฐานระดับโลกด้านความยั่งยืนอย่าง ESG ด้วย แล้วอะไรคือเครื่องมือสำคัญที่ทำให้ Paperless เกิดขึ้นจริงได้ในระดับธุรกิจ คำตอบก็คือ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) นั่นเอง

​ ​ERP เป็นระบบที่รวมทุกกระบวนการไว้ในที่เดียว ช่วยจัดการทุกอย่างแบบดิจิทัลตั้งแต่ต้นจนจบ ลดการพิมพ์เอกสารที่ไม่จำเป็น และทำให้องค์กรทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น บทความนี้จะชวนคุณไปหาคำตอบแบบเจาะลึกว่า ทำไม Paperless ถึงสำคัญต่อธุรกิจยุคใหม่, ERP เข้ามาช่วยเปลี่ยนการทำงานให้ไร้กระดาษได้อย่างไร และธุรกิจของคุณจะได้รับประโยชน์อะไรบ้างจากการก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มตัว

​ ​เมื่อก่อน ‘กระดาษ’ เคยเป็นสิ่งจำเป็นในการบันทึกและส่งต่อข้อมูล แต่วันนี้เทคโนโลยีดิจิทัลได้เข้ามาเปลี่ยนทุกอย่าง ธุรกิจน้อยใหญ่ต่างขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่ต้องรวดเร็ว ตรวจสอบง่าย ทำให้เอกสารที่เคยกองพะเนินถูกย้ายมาอยู่บนแพลตฟอร์มดิจิทัลแทน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการสั่งซื้อ, การออกใบแจ้งหนี้, การอนุมัติงาน หรือการทำรายงาน

​ ​ถ้าธุรกิจของคุณยังคงทำงานบนกระดาษเหมือนเดิม แน่นอนว่าปัญหาที่ตามมาก็จะมีแต่เรื่องที่ชวนปวดหัว ทั้งเอกสารสูญหาย การจัดเก็บที่วุ่นวาย และค่าใช้จ่ายไม่ที่จำเป็นที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ แล้วธุรกิจที่กล้าเปลี่ยนมาทำงานแบบ Paperless จะได้อะไรกลับมาบ้าง?

• ค้นหาง่ายทันใจ : อย่างแรกเลยคือข้อมูลธุรกิจคุณทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ แค่พิมพ์ไม่กี่คำก็เจอเอกสารที่ต้องการ
• ลดความผิดพลาด : ระบบจะเข้ามาดิจิทัลช่วยลดความซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดจากงานเอกสารมือ 
• ประหยัดเวลาและพื้นที่จัดเก็บ : ไม่ต้องเสียเงินซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ หรือเสียพื้นที่ไปกับการเก็บแฟ้มเอกสาร
• ทำงานได้ยืดหยุ่น : ทีมงานสามารถเข้าถึงและทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ ทำให้การทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid เป็นเรื่องง่าย ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์การทำงานของคนรุ่นใหม่ในปัจจุบันด้วย

​ ​ที่สำคัญกว่านั้น การลดการใช้กระดาษยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูทันสมัย และแสดงความรับผิดชอบต่อสังคม ซึ่งช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นให้กับทั้งลูกค้าและคู่ค้าในเวลาเดียวกัน

​ ​หากจะพูดว่า ESG (Environmental, Social, Governance) กำลังกลายเป็นมาตรฐานที่ธุรกิจทั่วโลกให้ความสำคัญก็คงไม่เกินจริงนัก เพราะมันสะท้อนว่าธุรกิจคุณไม่ได้แค่มุ่งแต่กำไร แต่ยังรับผิดชอบต่อทั้งสังคมและสิ่งแวดล้อมด้วย ทั้งลูกค้า คู่ค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ต่างก็หันมามองเรื่องนี้อย่างจริงจัง และพร้อมจะสนับสนุนธุรกิจที่ใส่ใจ ESG

​ ​การทำงานแบบ Paperless จึงเป็นการสนับสนุนแนวทาง ESG ด้านสิ่งแวดล้อม (Environmental) แบบตรงไปตรงมาที่สุด เพราะกว่าจะได้กระดาษมาแต่ละแผ่น ต้องใช้ทรัพยากร ทั้งต้นไม้ น้ำ และพลังงาน ทุก ๆ แผ่นกระดาษที่เราใช้หมายถึงต้นไม้ที่ถูกตัด และยิ่งมีการใช้กระดาษมากขึ้นเท่าไหร่ ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมก็ยิ่งเพิ่มขึ้นเท่านั้น

​ ​ดังนั้น การใช้ระบบ ERP เพื่อขับเคลื่อนการทำงานแบบไร้กระดาษ จึงไม่ใช่แค่เรื่องของการลดต้นทุนในองค์กร แต่คุณกำลังเป็นส่วนหนึ่งในการรักษาโลกใบนี้ให้ยั่งยืนด้วย

​ ​ERP หรือ Enterprise Resource Planning เป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยธุรกิจบริหารจัดการกระบวนการต่าง ๆ ของธุรกิจไว้ในที่เดียว ตั้งแต่การขาย จัดซื้อ สต็อกสินค้า จนถึงบัญชีและการเงิน ทำให้ทุกฝ่ายเห็นข้อมูลชุดเดียวกันแบบเรียลไทม์ ERP จึงกลายเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานแบบ Paperless เลยก็ว่าได้ เพราะสามารถจัดการทุกอย่างได้แบบดิจิทัล โดยที่เราไม่ต้องใช้กระดาษเหมือนเมื่อก่อนเลย ถ้าจะพูดกันให้เห็นภาพก็เช่น

• อนุมัติใบสั่งซื้อทำได้ทันทีผ่านระบบ ไม่ต้องเดินถือกระดาษให้ใครเซ็น
• เอกสารบัญชีถูกสร้างและบันทึกโดยอัตโนมัติ
• รายงานสรุปผลประกอบการออกมาให้ดูแบบเรียลไทม์บนหน้าจอ

​ ​พอจะเห็นภาพกันแล้วใช่ไหมว่า ERP สามารถจัดการข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลได้ตั้งแต่ต้นทาง ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเอกสาร การส่งต่อ การอนุมัติ หรือการจัดเก็บข้อมูล ทั้งหมดนี้สามารถทำได้ภายในระบบเดียวโดยไม่ต้องพึ่งพาการใช้กระดาษเลย

​ ​ตัวอย่างฟีเจอร์ในระบบ ERP ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถทำงานได้แบบไร้กระดาษจะมีอะไรบ้างมาดูกัน 

• สร้างเอกสารสำคัญแบบดิจิทัล

เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือรายงาน สามารถทำได้ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลทั้งหมด เอกสารจะไม่หาย ไม่ฉีกขาด และสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

• ส่งอนุมัติและการตรวจสอบได้เลยผ่านระบบ

แทนที่จะต้องปริ้นท์เอกสารไปให้ผู้บริหารเซ็นอนุมัติ ระบบ ERP สามารถส่งต่อเอกสารให้ผุ้ที่เกี่ยวข้องตรวจสอบและอนุมัติได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ทำให้กระบวนการทำงานเร็วขึ้นมาก

• ติดตามและรายงานได้เรียลไทม์

ข้อมูลที่บันทึกไว้ในระบบ ERP สามารถนำมาสร้างรายงานต่าง ๆ ได้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมานั่งรวบรวมข้อมูลและปริ้นท์ออกมาเป็นแผ่น ๆ ทุกรายงานสามารถดูได้บนหน้าจอและแชร์ให้คนในทีมได้ทันที

​ ​การนำระบบ ERP มาใช้เพื่อเปลี่ยนสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ ถือเป็นการลงทุนที่ให้ผลตอบแทนกับธุรกิจของคุณในหลาย ๆ ด้าน เช่น

• ลดรายจ่ายที่ไม่จำเป็น

ประหยัดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับกระดาษ หมึกพิมพ์ ค่าซ่อมบำรุงเครื่องปริ้นท์ และยังลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร

• ทำงานเร็วขึ้น บริการลูกค้าได้ดีขึ้น

เมื่อทุกอย่างเป็นดิจิทัล กระบวนการทำงานต่าง ๆ ก็จะรวดเร็วขึ้น ไม่ต้องรอเซ็นอนุมัติ ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสาร และยังช่วยให้การบริการลูกค้าเป็นไปอย่างราบรื่น เพราะข้อมูลลูกค้าและประวัติการซื้อขายทั้งหมดอยู่ในระบบแล้ว

• สร้างภาพลักษณ์ที่ดีและทันสมัย

การทำงานแบบ Paperless แสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณใส่ใจสิ่งแวดล้อมและมีความรับผิดชอบ ซึ่งช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีและน่าเชื่อถือ และยังเป็นการปรับตัวให้เข้ากับมาตรฐานสากลด้านความยั่งยืนที่โลกกำลังให้ความสำคัญ

​ ​การเปลี่ยนมาทำงานแบบ Paperless ไม่ได้แปลว่าแค่ประหยัดกระดาษ แต่เป็นการยกระดับวิธีจัดการธุรกิจของคุณให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มตัว และเป็นก้าวสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างยั่งยืน

​ ​ระบบ ERP จึงเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้เกิดขึ้นได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ เพราะช่วยรวมศูนย์และจัดการทุกข้อมูลเป็นดิจิทัล ทำให้ธุรกิจคุณลดต้นทุนได้จริง ทำงานได้คล่องตัวขึ้น และที่สำคัญคือคุณได้เป็นส่วนหนึ่งในการรักษาสิ่งแวดล้อมตามแนวคิด ESG การตัดสินใจลงทุนในระบบ ERP วันนี้ จึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่ารอบด้าน ทั้งต่อการเติบโตของธุรกิจคุณเองและต่อโลกที่เราอาศัยอยู่อีกด้วย

​ ​เริ่มต้นยุคไร้กระดาษและเติบโตอย่างยั่งยืน ติดต่อ BEECY ERP เพื่อรับคำปรึกษาได้ทันที!